Que l’on vienne de démarrer en affaires ou que l’on soit déjà lancé depuis quelques temps, il est primordial de travailler avec les bons outils pour être le plus efficace possible. Beaucoup ont pour premier réflexe d’utiliser leurs logiciels habituels, comme Word ou Excel. Mais ce n’est bien souvent ni le plus pratique, ni le plus simple, ni le plus efficace. Il vaut mieux en effet utiliser des logiciels de gestion spécialisés et adaptés. Ces derniers présentent de nombreux avantages pour les travailleurs autonomes, les freelances et les PME. Ils leur permettent notamment de gagner du temps et d’optimiser la gestion de leur entreprise. Découvrez tous les avantages des logiciels de gestion ainsi que leurs différentes fonctionnalités dans cet article.


Les avantages d’un logiciel de gestion

Gagner du temps

Le premier avantage d’un logiciel de gestion tel que Kiwili est qu’une fois paramétré, il permet à l’entreprise de gagner beaucoup du temps. Gérer votre entreprise (avec sa comptabilité, ses factures, la gestion des données de ses clients, le suivi des dépenses, etc.) est bien plus facile et rapide, si tous ces outils sont rassemblés au même endroit. Vous économiserez surtout un temps précieux car vous n’aurez plus à rentrer les mêmes données dans plusieurs logiciels. Ceci peut non seulement être énergivore, mais aussi très chronophage.

Bénéficier de documents professionnels

Plus besoin de passer des heures à faire vos propres modèles de devis sur Word ! Les logiciels de gestion commerciale vous offrent bien souvent de créer et envoyer des factures et des devis professionnels. Plus besoin de s’embêter à rédiger les mentions légales requises pour ce type de documents : elles sont déjà incluses ! Il ne vous reste plus qu’à ajouter votre logo, vos coordonnées et votre petite touche personnelle.


Sécuriser vos données

Utiliser un logiciel de gestion en ligne vous permet de stocker vos données d’entreprise dans un endroit sécuritaire et percevoir des paiements en toute quiétude. Certains logiciels de gestion permettent aussi d’ajouter des documents professionnels dans un espace en ligne. Vous avez donc accès, grâce à ces logiciels, à des fonctionnalités qui vous permettent de conserver vos documents à l’abri, dans un espace sécurisé, accessible à tout moment.

Faciliter le travail d’équipe

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même projet, il peut être compliqué de s’organiser, et de se coordonner afin de mener à bien le projet dans les temps. Les logiciels de gestion sont alors d’une grande aide. En effet, ces ERP (Entreprise Ressource Planning) sont des logiciels très complets qui répondent à la majorité des besoins liés à la gestion d’une entreprise, dont la gestion de projet. Ces logiciels permettent notamment d’attribuer des tâches à chacun, de suivre l’avancée des projets et partager avec ses collègues des documents relatifs aux projets. Le tout afin de faciliter le travail d’équipe.

Avoir une vue d’ensemble sur l’entreprise

Un autre avantage des logiciels de gestion intégrée est qu’il couvre une grande partie des champs d’activités de l’entreprise et permet donc d’avoir une vue d’ensemble stratégique sur l’entreprise. Il est donc très facile et très rapide de voir, en un coup d’oeil, si l’entreprise est en bonne santé. De plus, certains ERP proposent même des analyses plus poussées. Vous pourrez ainsi avoir accès à des analyses de vos ventes et de votre trésorerie. Ces analyses d’affaires peuvent vous aider à prendre des décisions commerciales et vous permettre d’orienter votre entreprise dans la bonne direction.


Les fonctionnalités offertes par Kiwili

Les outils offerts par les différents logiciels de gestion varient, mais nous pouvons généralement y retrouver ces fonctionnalités :

  • Comptabilité
    La fonction comptabilité d’un logiciel de gestion vous permet de gérer vos revenus, et vos dépenses. Suivre sa trésorerie est également très pratique pour gérer ses liquidités.
  • Factures et devis
    Avec un logiciel de gestion en ligne qui inclut des fonctionnalités de facturation, vous pouvez depuis votre ordinateur ou votre mobile, envoyer un devis ou une facture personnalisée à un client ou prospect.
  • Gestion de projet et de tâches
    L’outil de gestion de projet permet de suivre l’avancement des projets grâce à des tableaux de bord, de le diviser en tâches, d’attribuer à ces dernières un ordre de priorité et une échéance et même d’y associer des documents.
  • Gestion du temps
    Le temps c’est de l’argent et tous les entrepreneurs le savent ! Un logiciel de gestion peut vous aider à en gagner. Il vous permet de comptabiliser le temps passé par vous et vos collaborateurs sur chaque projet afin de facturer chaque minute de travail au client. Enfin, avec un outil de gestion du temps, vous pourrez analyser les heures passées sur chacun de vos projets, afin de réorganiser votre horaire et gagner en efficacité
  • Gestion de la relation client
    Un outil de CRM intégré directement dans votre logiciel de gestion, c’est pratique non ? Le CRM vous permet de rassembler toutes les informations relatives à vos contacts professionnels au même endroit. Certains logiciels CRM vous permettent même de garder contact avec vos clients, discuter et de collaborer avec eux sur un espace extranet dédié.
  • Gestion des stocks
    Cette fonctionnalité est pratique pour les entreprises qui vendent des produits. Elle vous permet de gérer votre inventaire de produits et ajustez facilement les noms, les quantités et le prix de vos articles.
  • Rapports d’affaires
    Grâce à des analyses détaillées de votre comptabilité, de vos projets et de l’organisation de votre temps, vous pourrez pointer vos point forts ainsi que les points à améliorer pour réajuster, si besoin, votre stratégie commerciale.


Choisir son logiciel de gestion

Il existe des dizaines de logiciels, il peut paraître compliqué de faire un choix. Avant même d’entamer sa quête du logiciel de gestion parfait, il vous faut déterminer les fonctionnalités dont vous aurez besoin. Il faut pour cela prendre en compte la nature de votre activité et analyser votre manière actuel de gérer votre entreprise. Si vous avez des collaborateurs, vous aurez sans doute besoin d’un logiciel qui vous permet de collaborer entre vous grâce à l’attribution de tâches par exemple. Si vous avez une activité en freelance, vous feriez bien d’utiliser un logiciel de factures et de devis pour faciliter la gestion de contrat. La comptabilité reste en tout cas une option dont ne vous devriez pas vous privé.

Une fois paramétré correctement, les logiciels de comptabilité et de gestion vous éviteront de perdre du temps inutilement à répéter chaque jour les mêmes actions. Votre choix dépendra également du budget que vous serez prêt à investir. Beaucoup de logiciels ont désormais des prix accessibles, surtout quand on le compare aux bénéfices réalisés.


Choisir Kiwili

S’il y en a un qui a bien compris les besoins des travailleurs autonomes, des auto-entrepreneurs et des PME en matière de logiciel de gestion, c’est bien M. Nadir Aboura, Président d’Onyris, une petite entreprise spécialisée dans le domaine du développement web. En 2007, il cherchait un logiciel qui lui permettrait de gérer efficacement son entreprise, afin d’économiser du temps et de réduire ses coûts. Comme il n’en trouva aucun qui répondait à ses critères et ses besoins, il créa avec son équipe de passionnés du web le logiciel de gestion tout-en-un Kiwili.

Kiwili a donc avant tout été conçu comme un logiciel qui devait répondre à des besoins réels. Ce pragmatisme rend le logiciel très opérationnel, avec de nombreuses fonctionnalités qui ont justement permis à l'équipe d'Onyris et maintenant de Kiwli de gagner un temps précieux. Cette volonté de tout rassembler rend le logiciel particulièrement puissant, d'autant qu'il offre une certaine latitude qui permet d'accompagner l'évolution de son affaire. 

Un logiciel à essayer !

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