Étapes préalables si vous démarrez avec Kiwili :

1) Rendez-vous à la section “Configuration” et renseignez tous les éléments nécessaires à chaque section, en terminant avec la section “Assistant de configuration du module comptable”.

2) Suivez ensuite les étapes indiquées plus bas dans cet article pour configurer le module comptable.

Étapes de configuration du module comptabilité

1) Rendez-vous à la section “Assistant de configuration du module comptable” sous “Configuration”.

Un assistant de configuration vous guidera à travers toutes les étapes de configuration requises et vous indiquera les modifications à effectuer. Notez qu’une fois que vous avez terminé une étape, vous devrez cliquer sur "Précédent" dans votre navigateur ou l’onglet “Comptabilité” pour retourner à l’assistant de configuration. 

2) Déterminez la date de début de votre exercice financier. 

Il est possible de faire votre comptabilité pour l’année financière en cours ainsi que les années antérieures. Dans Kiwili, entrez la date correspondante au début de l'année financière pour laquelle vous souhaitez débuter votre comptabilité. 

Ex: si vous souhaitez sortir vos rapports comptables pour l’année 2016 jusqu'à aujourd'hui et que votre date de début d’année financière est le 1er avril, vous devez donc entrer le 01/04/2016 pour avoir l’année fiscale jusqu’au 31 mars 2017.

3) Importer les codes comptables (charte comptable ou plan comptable)

La charte comptable (nommé plan comptable général en France) codifie vos comptes d’actif, de passif, d'avoir (capitaux), de produit (revenu) et de charge (dépense). Notez que les normes des chartes comptables varient d’une région à l’autre. Vous pouvez importer votre charte comptable ou bien utiliser un des modèles que nous proposons. Pour débuter, cliquez sur le bouton "Codes comptables".

Pour importer votre charte comptable dans Kiwili :

  • Cliquez sur "Importer votre charte comptable".
  • Cliquez à gauche sur “Sélectionner le fichier à importer”.
  • Choisissez le fichier sur votre ordinateur.
  • Cliquez sur “Télécharger le fichier csv.

Pour importer un modèle de charte comptable dans Kiwili :

  • Cliquez sur "Importer votre charte comptable".
  • Cliquez à droite sur modèle de votre choix.
  • Cliquez sur "importer".

Pour ajouter des codes comptables manuellement :

  • Cliquez sur le bouton "Ajouter un code comptable", entrez les champs indiqués et enregistrez. 

Notez que vous ne pouvez avoir des codes comptables en doublon. 

Ajoutez ensuite des groupes aux codes comptables : 

  • Cliquez sur “Ajouter un groupement de compte” (dans le menu déroulant à gauche en dessous de “Ajouter un code comptable”).
  • Indiquez le code de regroupement (ex : 1000, 2000, etc.).
  • Indiquez la description (ex : Actif, passif, etc.) et enregistrez.

Pour modifier la classe des codes comptables :

  • Cochez sur la droite le code comptable que vous désirez modifier.
  •  Sous "Actions", cliquez sur "Classe Comptable" et sélectionnez la bonne classe dans le menu déroulant et enregistrez.

4) Associer les services à des codes comptables

  • Choisissez à l’aide du menu déroulant les codes comptables correspondant à chacun services que vous vendez.

5) Associer les produits à des codes comptables 

  • Choisissez à l’aide du menu déroulant les codes comptables correspondant à chacun des produits que vous vendez.

6) Associer les postes de dépenses à des codes comptables

  • Choisissez à l’aide du menu déroulant les codes comptables correspondant à chacun de vos postes de dépenses.

7) Associer items de factures et dépenses

Si vous des éléments de factures ou dépenses déjà créées non associées à des produits, services ou postes de dépenses, vous devez les associer.

  • Cliquez à droite sur le bouton "Corriger".
  • Pour chaque ligne, sélectionnez à droite dans le menu déroulant le produit, service ou poste de dépense correspondant et enregistrez.

8) Associer les comptes bancaires

  • Si vous avez déjà configuré un ou plusieurs comptes bancaires, sélectionnez le code comptable associé à droite dans le menu déroulant.

Pour ajouter un compte bancaire : 

  • Cliquez sur “Ajouter compte bancaire”.
  • Entrez vos numéros de banque, de branche et de compte. Vous devez également inscrire un nom de compte, une description, la devise, limite de crédit et le code comptable associé. 

Cette configuration vous permettra par la suite d’importer vos relevés bancaires faire la conciliation/rapprochement.

9) Associer chaque taxe à un code comptable

  • Indiquez pour chacune des taxes que vous utilisez, le code comptable qui lui est associé à l'aide du menu déroulant sur la droite.

10) Associer les comptes clients et bénéfices à un code comptable 

  • Indiquez pour les comptes client et fournisseur, escompte sur vente, bénéfice net et bénéfices non répartis, les codes comptables associés à l'aide du menu déroulant sur la droite.

11) Configurer l’impression des chèques (optionnel)

Si vous souhaitez émettre des chèques, vous devez configurer ceux-ci. 

  • Rendez-vous à la section "Configuration du modèle de chèque" sous "Configuration" et modifier les éléments visuels de vos chèques. 

12) Associer les paiements en ligne aux comptes bancaires (optionnel)

Si vos clients vous paient avec Stripe et/ou PayPal, vous devez associer ces paiements à des comptes bancaires. 

  • Rendez-vous à la section "Comptes bancaires pour les paiements en ligne" sous "Configuration" et sélectionnez pour Stripe et/ou PayPal le compte bancaire associé dans le menu déroulant. 

Votre configuration est maintenant terminée ! 

Si vous avez déjà entré toutes vos opérations comptables (factures, dépenses, etc.) jusqu’à ce jour dans Kiwili, vous pouvez à tout moment consulter vos rapports de comptabilité (bilan, journal général, grand livre, balance de vérification, état des résultats). Sinon, saisissez manuellement votre première entrée de journal correspondant à la balance de vérification à la section “Entrées du journal général”.

Notez que vos futures opérations dans Kiwili produiront automatiquement des entrées de journal double et que la fermeture d’année génère une entrée de journal pour les bénéfices non répartis.

Apprenez maintenant comment faire la conciliation bancaire et générer des chèques.

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